在会计师事务所年审、税审、律师证据整理、企业内审抽凭这类强合规工作中，最消耗人力的往往不是专业判断，而是“找文件”。客户或项目组常直接甩来一长串清单：凭证号、合同编号、案号、报销单号、发票号、底稿编号……要求从本地归档盘、移动硬盘、U盘中，把对应的PDF扫描件、电子合同、起诉状、招投标资料一次性全部捞出，再反向核对哪些编号没有附件、哪些材料缺失待补。
下面我们具体讲下如何使用此工具
一、具体使用步骤
1、获取与安装（找到Timor君然后发消息【批量文件查找】）
解压到办公电脑，无需安装
2、加载存储源
打开软件，点击 「加载文件库 / 添加文件夹」，选中存放扫描件的本地目录、移动硬盘或U盘根目录。
关键点：
如果文件分散在多层级归档夹（如 年份 / 项目 / 凭证册），务必勾选「多级文件夹 / 多级扫描」，避免子目录漏扫。
3、整理编号清单
在记事本或Excel中，将凭证号、合同号、案号按 一行一条 整理。如果归档时带后缀，清单中也要写全（如 F2026-0312.pdf、合同-HT-0881.pdf）。整理好后保存为TXT文件，通过软件内的 「导入清单」 功能粘贴进去，减少手工输入错位。
4、设置匹配规则与执行动作
匹配模式按实际场景选择：
完全一致：文件名一字不差；
包含关键字：适用于编号规则不统一的情况；
名+格式一致：文件名与扩展名同时匹配。
操作方式强烈建议选「复制」而非剪切/删除，并在目标路径单独新建一个“批量提取-核验专用”空文件夹，与原档案物理隔离，确保原始归档不被破坏。
执行检索并导出缺失清单：点击 「开始查找 / 开始检索」，系统遍历后会将命中文件归集到目标文件夹。结束后，重点查看软件给出的 未匹配记录，一键导出缺失编号清单，直接回填到底稿、取证目录或审计抽查表中，交主办复核补件。
二、注意事项
清单口径要严：文件名、大小写、空格、中英文符号、扩展名都必须与归档原件保持一致。错一个字符，系统就会判定为“未命中”，切勿用近似名凑数。
先复制，后移动：审计、法务档案原则上禁止破坏性操作。严禁使用「剪切」「删除」功能执行批量任务；确需迁移文件的，必须先对原盘做只读备份或镜像。
存储介质先校验：U盘、移动硬盘接入前，确认无坏道、未写保护；目标盘需预留足够空间，避免中途中断导致提取不完整。
小样先行试跑: 面对大批量清单，正式跑之前先抽 10–20 条做验证，确认匹配规则和目录范围无误后再全量执行，可大幅降低返工风险。
三、总结和意义
传统做法只能一层层打开子文件夹，Ctrl+F逐个粘贴关键词。几百条清单，半天时间耗过去，还容易看花眼、漏匹配，甚至错搬原文件。用咕嘎批量查找文件移动存储系统工具，可直接按“文件名清单”批量检索，支持本地磁盘、U盘、移动硬盘等多存储介质。遇到多层归档目录，勾选多级扫描即可全量遍历；命中文件一键复制归集到独立文件夹，未命中的编号还能自动导出缺失清单。
对年审抽凭、税审凭证比对、案卷证据保全、招投标单据抽查来说，这套流程能把人工核档压缩到几分钟，且不动原始归档结构，留痕更稳、合规风险更低。
