导语
档案管理信息系统不仅要解决“收进来”的问题，更要回答“守得住”的命题。在电子档案日益成为档案管理主流的今天，保管功能的设计质量直接关系到档案的真实性、完整性、可用性和安全性。本文围绕档案管理信息系统的11项核心保管功能，按档案保管工作的业务流程进行系统梳理，为各单位档案信息化建设工作提供参考。
一、接收与整理：
把好档案入藏第一关
电子档案进入管理系统的第一步是接收登记与检测。依据《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70—2018），系统需在归档入库前对电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性“四性检测”，检测项目共计45项，覆盖归档环节、移交接收环节和长期保存环节。真实性检测涵盖来源真实性、元数据准确性、内容真实性等16项指标；完整性检测包括电子文件数据总量、元数据、内容数据、归档信息包四个方面；可用性检测涉及元数据可用、电子文件内容可用、软硬件环境支持等；安全性检测则关注系统环境、归档信息包和归档过程的安全。检测合格的档案方可正式入库归档，系统自动登记并编制档号。对于在线存储的电子档案，应当每年进行一次全面自动检测；对离线存储的电子档案，每2年抽检一次，抽检率不低于电子档案总量的10%。
通过检测后，档案进入整理环节。整理工作应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。文书类电子文件按DA/T 22进行分类整理，科技类电子文件按照GB/T 11822等标准分类，声像类电子文件按照“年度—保管期限—业务活动”等方案进行分类。系统应支持自动命名、自动排序，通过计算机文件名元数据建立电子文件与元数据的关联，确保整理结果规范有序。
二、长期保存与信息组织：
让档案“存得住、读得出”
长期保存是电子档案管理的核心命题。电子档案具有易修改、易损毁、依赖环境等特点，必须通过系统化的技术手段保障其长期可用性。
存储格式转换是长期保存的基础工作。根据《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47—2009），版式文件格式可采用PDF、PDF/A、 OFD等格式标准。电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换。系统需支持将TXT、DOC/DOCX、XLS/XLSX、PPT/PPTX、HTML、JPG、TIF等多种格式转换为OFD版式文件，确保归档格式具备格式开放、不绑定硬软件、显示一致性等性能。
在信息组织层面，系统应基于OAIS参考模型（ISO 14721）设计功能架构，实现电子档案的封装、存储和检索管理，确保元数据与内容数据的关联方式在长期保存过程中保持稳定。
定期鉴定是长期保存的配套机制。根据《电子档案管理办法》要求，需定期对达到保管期限的电子档案进行鉴定，对需继续保存的档案重新划定保管期限，确保档案保管期限的合理性和准确性。鉴定工作应贯穿电子文件归档、移交接收和长期保存三个关键环节。
三、安全备份与介质管理：
构建数据安全底线
备份是电子档案安全的最后一道防线。《电子档案管理办法》明确要求各组织至少选用两种介质（如磁介质、光介质、缩微胶片）保存三套完整数据，包括在线应用一套、备份两套。在备份体系设计上，应建立“在线、离线、异地”三位一体备份体系，分别采用机械硬盘、磁盘阵列等不同介质存储，明确备份周期、操作流程和介质保管环境。各级国家综合档案馆应实施“3-2-1”异地备份策略，确保在突发事件中的恢复能力。同时，应对备份的档案数字资源定期进行检测，参照DA/T 70-2018标准检测数据的真实性、完整性、可用性、安全性，保证备份数据的可获取、可呈现。
介质管理是备份工作的延伸。脱机存储电子档案的载体上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，载体应设置成禁止写操作的状态。存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管、一套异地保管、一套提供利用。离线存储介质的保管应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层，应装盒、竖立存放或平放，远离强磁场。磁性载体的保存环境相对湿度宜控制在40%～60%，光盘保存温度宜控制在17℃～20℃，磁性载体宜控制在15℃～27℃。
四、处置与移交：
实现生命周期规范闭环
销毁管理是档案生命周期的终点环节。销毁电子档案须履行严格的审批手续，彻底删除所有存储介质上的数据，同时记录销毁的范围、数量、审核人、操作者等信息。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。在确认原备份载体数据的复制、更新和转换等活动成功后，宜根据相关规定对原离线备份载体实施破坏性销毁，销毁活动信息应详细记录。
移交是档案从形成单位向档案馆流转的关键环节。《电子档案管理办法》规定，移交单位应按照国家关于电子档案移交与接收的标准规范要求对移交的电子档案进行组织，并进行四性检测，合格后方可移交。移交接收应当通过符合安全管理要求的网络和信息系统进行。移交时需进行 元数据项（全宗号、目录号、分类号）一致性检测，确保移交信息包的质量。国家综合档案馆对接收的电子档案载体应按照DA/T 38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和DA/T 15《磁性载体档案管理与保护规范》进行管理，载体保存5年以上。
五、实体库房管理：
数字与实体的双轨保障
传统载体档案存放位置管理是智能库房管理的基础。系统应支持对档案实体进行 三维空间定位，实现档案查询精确空间定位和智能查找。通过建立库房、排、架、格等多级位置编码体系，确保每一卷（盒）档案都有明确、唯一的存放位置。
智能库房管理是实体档案保管的升级方向。现代智能库房系统通过集成RFID技术、温湿度传感器、 智能密集架等物联网设备，实现档案案卷（盒）级信息精细化管理，从档案组卷装盒完成到入库、上架、借阅、利用全流程过程管控。库房环境监控系统需实现“十防”要求的自动监测及设施设备的智能控制，涵盖防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防光、防高温、防有害气体等方面。通过统一平台动态展示馆藏档案信息及各项环境监测实时数据，结合AI算法与区域控制器实现环境参数预测性调节和设备集中智能联动，为实体档案打造安全、稳定的物理保管环境。
结语
档案管理信息系统的保管功能不是一个孤立的模块，而是一条贯穿档案“入—存—安—出—管”全生命周期的保障链条。从接收检测的四性把关，到长期保存的格式转换与定期鉴定，从备份体系的构建到介质管理的精细操作，再到销毁移交的规范处置和智能库房的实体守护，每一项功能都承载着“为历史负责、为未来留证”的使命。在电子档案单套管理加速推进的背景下，档案管理系统的保管功能设计需要以标准规范为纲、以技术创新为翼，持续提升档案安全保障能力。
转载来源：CN档案管理培训
审 核：高 敏
编 辑：李 景
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查档地址: 庆阳市西峰区庆州西路1号
